De vijf T’s die werken in de weg zitten

Wellicht bekend bij de collega ZZP-er of thuiswerker: afleiding. In alle vormen en maten komt die levensgroot op ons af. Zoals ik het zelf heb: ik kan niet werken in een huis waarvan ik weet dat er overal nog rommeltjes liggen, dat de vloer nog gestofzuigd moet, de plantjes nog water nodig hebben, de afwas al drie dagen staat en het fornuis nog schoon moet worden gemaakt. Dan kan ik nog zo hard met mijn rug naar die toestand zitten: negeren helpt niet. En dan ga je dus opruimen en dan heb je je afleiding te pakken (of de afleiding jou).

Aldus een hele ochtend verder voordat alles opgeruimd en netjes is. En dan begint de middag eerst met een goede lunch, en ben je alweer halverwege de middag. En dan na een paar uurtjes moet er alweer aan het avondeten worden gedacht en kun je ’s avonds misschien nog even verder werken. Maar niet iedereen vindt het prettig om ’s avonds nog te werken, al helemaal niet als vriend- of vriendinlief naar de tv zit te kijken of gewoon gezellig even met je wil praten. Een hele dag kwijt, omdat je afgeleid wordt. En dan heb ik het nog niet eens over de volgende afleiders gehad. Want los van het schoonmaken en opruimen zijn er nog genoeg andere zaken die je kunnen afleiden, met als hoogtepunten de vijf T’s:

Telefoon

Gut ja, voor de hand liggend is-ie zeker! De telefoon. Je kunt ermee bellen, smsen, Twitteren en Facebooken, chatten, pingen en surfen. Genoeg afleiding. En als jij het niet doet, bellen je klanten wel. De grootste frustratie van de zakelijk beller is nog wel het feit dat klanten continu aan de telefoon hangen om te vragen of iets al af is, of het wel lukt en of ze nog iets kunnen doen. Heel vervelend. En los daarvan zorgen al die push-mails en andere berichten ervoor dat je steeds op je telefoon kijkt om te zien wat er gebeurt. Niet erg effectief. Oplossing? Uitzetten. Makkelijker gezegd dan gedaan, maar het lucht erg op. Handel belangrijke telefoontjes direct af en zet hem daarna uit. Als het belangrijk is bellen ze een ander moment wel terug of laten een voicemail achter of sturen een e-mail. Zo simpel is het. Leg de telefoon vervolgens op een plek waar je hem niet ziet, zodat je ook niet de neiging krijgt hem aan te zetten.

Uit eigen ervaring: zo’n telefoon die alles kan is erg leuk, maar op het moment dat je eigenlijk een presentatie moet voorbereiden zitten Whatsappen met vriendinnetje D. die ook een presentatie moet voorbereiden is niet heel effectief. Wel om de zenuwen wat weg te praten (elkaar moed inspreken) maar de tijd die je overhoudt om iets te doen is wel erg kort ineens dan. Gelukkig hebben we dat ruimschoots goedgemaakt door een dag later samen te oefenen aan die presentaties.

Televisie

Ben je die telefoon kwijt, is er nog de televisie. Die is ook overdag gewoon een bron van afleiding, want met de grote hoeveelheid zenders van tegenwoordig is er meer dan alleen maar thuiswinkelen. Denk maar aan de documentaires op Discovery Channel of National Geographic. Of Uitzendinggemist, ook te bekijken via de meeste settopboxen. En als dat al niet interessant meer is, is er nog wel een stapel dvd’s of een setje gedownloade series op je mediaspeler. Het is zo lekker makkelijk om tijdens je ontbijtje de tv aan te zetten en hem aan te laten staan. Je zit dan toch net lekker en die documentaire is best interessant. En werken is stom, dus daaraan beginnen? Liever nog eventjes niet. Oplossing? Leuk tafelkleedje over de tv hangen en de afstandsbediening(en) uit het zicht opbergen. Dan kom je niet zo snel in de verleiding om hem toch even aan te zetten.

Twitter

Goed, de telefoon staat al uit, maar wat te denken van Twitter op je laptop of pc? Het is zo makkelijk om Twitter open te laten staan in een tabblad van je browser of in het systeemvak van je pc als je een programma gebruikt als Tweetdeck of Mixero. En ondanks dat je best even een half uurtje kunt negeren dat Twitter bestaat, ga je na verloop van tijd steeds vaker toch weer even kijken of er nog iets bijzonders gebeurt. Je weet immer maar nooit! En uit eigen ervaring kan ik toch wel zeggen dat er 4 van de 5 dagen echt niets bijzonders gebeurt op Twitter, dus eigenlijk is het volkomen zinloos om steeds te kijken. Dus: verwijder de programma’s die u gebruikt om te Twitteren van de pc waarop u werkt, sluit het tabblad in uw browser en blokkeer desnoods iedere website die iets met Twitter te maken heeft zodat u ze niet kunt openen als u even in de verleiding bent.

Even ter afleiding: mooi graphic van digitale afleidingen, is niet compleet, maar deze piramide kun je voor alles gebruiken. Noteer ook vooral hoe ‘Any actual work’ helemaal onderaan staat.

Bron: Information is beautiful

Thee

Zo ongeveer rondom het aanbelanden bij deze alinea zal je huiskamer wel schoon zijn en telefoon en televisie staan ongetwijfeld uit. En anders ga je dat vast zo doen. Het volgende waar je dan ongetwijfeld toe geneigd bent, is het zetten van een bak thee (goed, koffie mag ook). Dan ben je zo druk bezig geweest met het wegwerken van afleiding, dat je vindt dat je een beloning verdiend heb. Overkomt me zeer regelmatig. En dat werkt natuurlijk niet. Beloningen moet je sowieso pas geven als je klaar bent met iets, en aangezien op dit punt je werk nog niet klaar is, maar slechts de voorbereidingen hebt gedaan, is het dus verkeerd om jezelf te belonen met thee nu. Want wat gebeurt er dan? Koekje erbij, boekje erbij, of krant, of tijdschrift en dan zit je daar al snel een tijdje in te lezen. Ach, tweede kopje kan ook nog wel, en voor je het weet ben je een uur verder. Of twee. Dus als je dan per se thee wilt, neem dan een kopje mee voor achter je bureau, en ga pas weer een nieuwe halen als je klaar bent met een aantal taken. Of besluit dat je pas over twee uur een volgend kopje mag, zodat je in ieder geval die twee uur lekker door kunt werken.

Tabak

Voor de chronische roker: er is geen grotere afleiding dan roken! De beetje kettingroker moet toch gemiddeld 5 keer per dag een peuk opsteken, maar gaat u gerust uit van veel vaker. En dat komt de werklust niet echt ten goede. Buiten dat u meteen afgeleid bent, kost het een beetje zelfstandig ondernemer mogelijk een hoop tijd en dus geld. Ieder minuut die niet wordt gewerkt is immers minder geld wat je binnenhaalt. Je krijgt nou eenmaal geen vast salaris aan het einde van de maand. Dus doe even het volgende rekensommetje als je de neiging hebt om weer naar het balkon of de tuin te lopen:

5x per dag 1 kwartier roken = 1,25 uur per dag kwijt aan roken, is maal 5 een mooie 6,25 uur per week, is maal een werkjaar van 40 weken (doe es royaal) 250 uur aan niet-gewerkte uren. Doe dat eens keer een gemiddeld tarief van 65 euro per uur en je verliest 16.500 euro op jaarbasis. Dat is dus een half jaarsalaris voor iemand met een bovengemiddeld salaris. Kun je nagaan wat je misloopt als je 5 keer per dag rookt. En dan reken ik dus de pauzes om te eten niet eens mee, want dat is ook nog eens een uur, gesteld dat je een half uur eet en twee keer per dag een kwartier even niets doet. En dat plus de kosten voor een pakje sigaretten, waarvan de accijns nog eens omhoog gaan en ik zeg: mooi voornemen voor 2011, stoppen met roken! Gelukkig heb ik daar geen last van, ik rook namelijk niet ;-).

Afleiding alleen maar slecht?

Nee, afleiding is niet alleen maar slecht. Afleiding in grote mate is slecht omdat je slecht kunt focussen als je steeds afgeleid bent. En dat kan wel eens chronisch worden. Uiteindelijk ga je jezelf voorwaarden stellen: je kunt niet werken voordat je dit, dit en dit hebt gedaan. Onzin natuurlijk. De beste manier om niet afgeleid te raken is dus zorgen dat je een goede planning hebt en die uitvoert, inclusief huishoudelijke klusjes. Dan kun je aan het einde van de dag jezelf een schouderklopje geven dat je zo goed gewerkt hebt, en DAN kun je thee gaan drinken, televisie kijken, telefoneren etc. om jezelf te belonen.

Afleiding is soms goed. Wanneer je even vastzit als je aan het schrijven bent, of als je net een rottig bericht hebt gekregen van een klant. Even je hoofd leegmaken door iets anders te doen kan dan helpen. Maar stel ook daar grenzen: geef een bepaalde tijd aan zo’n leegmaakactie en hou je daaraan. Probeer daarna je werkzaamheden weer op te pakken. Lukt het dan nog niet: andere keer verder gaan en zien wat er als volgende op de planning stond, maar deel wel je achterstallige werk opnieuw in, zodat je daar later geen probleem mee krijgt.

Niet dat ik zo’n ster ben in plannen, of afleiding negeren, maar hee, ik doe mijn best. En dat voelt toch al stukken beter dan steeds uitstellen en erachter komen dat je een probleem hebt op een bepaald moment.

Oftewel:

There are a million ways to lose a work day, but not even a single way to get one back.
~Tom DeMarco and Timothy Lister

En nu de hamvraag: heb jij ook een T die jou altijd afleidt? Of heb je nog briljante tips om afleiding te voorkomen? Ben je wel eens in de problemen gekomen door de hoeveelheid afleiding die je hebt? Deel die tips!